Sistem Pencatatan Kas Kecil - Metode Dana Tetap Dan Fluktuatif

Di dalam suatu perusahaan umumnya metode transaksi dan pencatatan kas dibagi menjadi dua macam, yaitu kas dan kas kecil. Keduanya tentu saja berbeda. Kas dan setara kas di perusahaan biasanya dipakai untuk membiayai transaksi atau pengeluaran2 yang jumlahnya cukup besar dan signifikan. 

Kas kecil (Petty cash) ialah kas yang dipakai untuk membiayai pengeluaran yang nilainya relatif kecil. Contoh transaksi kas kecil ibarat transaksi untuk membeli ATK, atau transaksi untuk mengisi biaya materi bakar untuk sekali - dua kali perjalanan dinas. Transaksi2 tersebut tidak membutuhkan jumlah kas yang signfikan / besar, sehingga transaksinya masuk dalam transaksi kas kecil. 

Kendati demikian, pengeluaran kas kecil harus mempunyai sistem pencatatan tersendiri. Terdapat dua metode yang sanggup dipakai untuk melaksanakan pencatatan dan mengelola kas kecil, yaitu metode imperest (metode dana tetap) dan metode fluktuasi. 

IMPEREST METHOD

Metode imperest disebut juga dengan metode dana tetap. Pada metode ini, jumlah akun pada kas kecil akan selalu tetap yaitu sebesar cek yang diberikan pada kasir untuk membentuk dana kas kecil. Pencatatan pengeluaran dilakukan ketika pengisian kembali. 

Pada metode imperest, kasir akan menguangkan cek ke bank untuk dipakai membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil perusahaan. Setiap kali ada transaksi pembayaran kas kecil, kasir akan menciptakan bukti pengeluaran.

Contoh imperest method dan jurnalnya: 

Pada tanggal 1 Maret PT Maju Terus membentuk dana petty cash sebesar Rp2.000.000. Pengeluaran kas kecil hingga tanggal 17 Maret sebesar Rp1.500.000, dengan rincian transaksi sebagai berikut: 

Membayar biaya ATK: Rp300.000
Biaya fotokopi dan percetakan dokumen: Rp400.000
Biaya meeting: Rp200.000
Biaya langganan surat kabar: Rp400.000
Biaya perjalanan dinas: Rp200.000

Kemudian pada tanggal 17 Maret dilakukan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp1.500.000. 

Ayat jurnal yang harus disusun pada ketika transaksi ialah sebagai berikut: 

1. Jurnal ketika pengisian kas kecil 

2. Pada ketika terjadi pengeluaran kas, tidak ada jurnal yang dibuat, alasannya pada metode dana tetap, pengeluaran kas gres akan dicatat di jurnal bersamaan pada ketika pengisian kembali dana kas kecil, sehingga jumlah akun kas kecil ketika pengisian akan selalu tetap diawal. 

3. Jurnal ketika pengisian kembali kas kecil 

Terlihat bahwa pada metode imperest /dana tetap ini, pengisian kembali cash kecil dilakukan bersamaan ketika perusahaan mencatat pengeluaran kas kecil, dan semuanya dilakukan pada tanggal yang sama, sehingga saldo kas kecil awal sebesar Rp2.000.000 akan tetap sama / tidak berubah. 

Kelebihan metode kas kecil sistem dana tetap: 

1. Jumlah pengeluaran per pos atau akun tiap periode sanggup diketahui, sehingga sanggup berfungsi sebagai pengontrol dalam penggunaan dana. 

2. Dapat memudahkan kasir dalam memilih jumlah dana per unit divisi setiap periode. 

3. Manajer sanggup mengambil kebijakan untuk lebih berhati-hati memakai kas kecil alasannya tidak ada penambahan kas kecil di tengah-tengah periode. 

Kelemahan metode kas kecil sistem dana tetap: 

1. Bisa menjadi problem kalau perusahaan kekuarangan kas kecil di pertengahan periode, alasannya pada metode ini, dihentikan ada penambahan dana di tengah periode. Maka, pengelola kas kecil harus berhati-hati dalam mengelola dana. 

2. Saldo kas kecil tidak gampang untuk diketahui langsung, alasannya saldo sanggup dilihat di simpulan periode saja pada ketika pengiisan kembali kas kecil. 

FLUCTUATION METHOD 

Metode fluktuasi intinya hampir ibarat dengan metode kas kecil dana tetap. Namun bedanya, pada metode fluktuasi saldo uang yang dicatat pada akun kas kecil tidak sama (selalu berubah) sesuai / mengikuti transaksi pengeluaran kas kecil yang terjadi. Dengan kata lain, fluktuasi disesuiakan dengan jumlah pengeluaran2 yang terjadi. Pada metode fluktuasi, pencatatan dilakukan secara eksklusif pada ketika pengeluaran. 

Sebagai referensi (kita masih pakai referensi yang sama). PT Maju Terus membentuk dana petty cash sebesar Rp2.000.000 pada tanggal 1 Maret. Sedangkan hingga tanggal 17 Maret pengeluaran kas kecil ialah sebagai berikut: 

2 Maret: Membayar biaya ATK: Rp300.000
5 Maret: Biaya fotokopi dan percetakan dokumen: Rp400.000
7 Maret: Biaya meeting: Rp200.000
12 Maret: Biaya langganan surat kabar: Rp400.000

17 Maret: Biaya perjalanan dinas: Rp200.000
19 Maret: Pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp1.000.000

Ayat jurnal yang harus disusun dengan memakai metode fluktuatif ialah sebagai berikut: 

Pada metode fluktutasi, di simpulan periode perusahaan tidak perlu melaksanakan penyusunan ayat jurnal alasannya setiap pengeluaran kas sudah dilakukan pencatatan setiap adanya transaksi. 

Kelebihan sistem kas kecil dana fluktuatif: 

1. Apabila terjadi kekurangan kas kecil di pertengahan periode, sanggup dilakukan penambahan kas kecil. 

2. Pengeluaran kas kecil yang terjadi eksklusif dicatat oleh kasir, sehingga saldo kas kecil sanggup diketahui kapanpun. 

3. Pekerjaan akuntan sanggup menjadi lebih ringan. Hal ini alasannya jurnal pengeluaran kas kecil eksklusif dilakukan kasir ketika terjadinya transaksi. 

Kelemahan sistem kas kecil dana fluktuatif: 

Bisa menjadikan ketidak hati-hatian dalam mengelola dana atau adanya pemborosan / inefisiensi alasannya dana kas kecil sanggup diisi sewaktu-waktu. 

Sumber http://bahasekonomi.blogspot.com

Berlangganan Informasi Terbaru: