Cara Menghindari Kecurangan Laporan Pengeluaran Karyawan

Tidak jarang terjadi kecurangan slip laporan pengeluaran karyawan pada ketika sedang bertugas. Setiap karyawan berhak mengklaim biaya pengeluarannya pada ketika perjalanan kiprah ke luar daerah, biaya bensin, biaya penerbangan, uang makan, dll. Bisa saja seorang karyawan dengan gampang meniru laporan struk, kwitansi, tanda terima, ataupun surat tertentu. Tapi bagaimana kalau banyak karyawan bertindak curang dalam melaporkan struk pengeluaran mereka? Tentu perusahaannya tidak efisien dalam mengatur pengeluaran karyawan.

Baik itu perusahaan swasta atau instansi pemerintahan, sering terjadi kasus penyalahgunaan biaya pengeluaran. Namun pada umumnya semua itu yakni jenis tindak kecurangan yang tidak jauh berbeda. Sering karyawan mencari titik-titik lemah biar mereka sanggup mengeksploitasi kebijakan pengeluaran pada perusahaan dimana mereka bekerja. Pada umumnya mereka melaksanakan kecurangan laporan pengeluaran yakni untuk laba langsung mereka. Dan hal tersebut merupakan dilema besar dan fatal.

Bagaimana Urusan Karyawan Menghabiskan Puluhan Juta Rupiah

Contoh kasus di bawah diambil dari dongeng Bob Shoyhet, yang yakni seorang Chief Financial Officer senior dan telah berpengalaman 25 tahun membantu banyak sekali perusahaan untuk berjuang bebas dari ambang kebangkrutan.

“Kasus paling mencolok yang saya ungkap melibatkan seorang tenaga penjualan yang selama berbulan-bulan dengan biaya sekali makan malam dan makan sian sekitar sekitar $250 – $400,” kata Bob. “Karyawan tersebut mengklaim bahwa ia sedang menghibur beberapa prospek pada satu waktu ketika makan malam. Tetapi selama audit, saya secara acak mencocokkan kalendernya dengan tanggal-tanggal makan pada laporan pengeluarannya – dan menemukan kalendarnya kosong. Bagaimana sanggup seorang perwakilan perusahaan tidak menggunakan kalender untuk mengatur aktivitas kerjanya? ”

Dengan menelepon restoran yang nomornya tertera pada tanda terima penjualan, dengan segera Bob menemukan bahwa pengeluaran tersebut tidak ada hubungannya sama sekali dengan kegiatan menghibur beberapa tamu. Ternyata semuanya yakni tanda terima masakan glamor yang disajikan pada meja romantis untuk dua orang. Dan merupakan bukti hubungan cinta terlarang!

“Kami memintanya untuk membayar kembali semua dana yang sudah diberikan, atau kami akan memaksa menekan biaya kriminal”

“Saya segera memberi tahu HR, dan menyidik biaya makan selama dua belas bulan terakhir” kata Bob. “Jumlah total penyalahgunaan mencapai ribuan dolar. Tidak ada tindakan untuk bersikap lunak kepadanya, sebab bagaimana kami menghadapi situasi ini akan menjadi pola bagi karyawan lain. Kami menyampaikan kepadanya untuk membayar kembali semua dana, atau kami akan terpaksa menuntut atas penipuan, dan menekankan biaya kriminal. ”

Terkadang, tidak ada cara lain untuk menjelaskan selain menciptakan pola atas kesalahan seseorang yang pernah terjadi. Tetapi intinya, anda harus mengambil langkah yang paling mungkin dalam menentukan cara menghindari kecurangan laporan pengeluaran karyawan semenjak dini.

“Anda harus memastikan bahwa para manajer tidak hanya memperlihatkan stempel ‘Disetujui’ pada laporan pengeluaran apa pun yang dilaporkan” saran Bob. “Buat panggilan acak untuk menanyakan untuk apa pengeluaran tersebut – bahkan kalau kelihatannya truk asli! Ketika karyawan tahu kalau mereka nanti akan ditanya atau dipertanyakan, kemungkinan besar mereka akan jujur. ”

Tidak Semua Penyalahgunaan Laporan Pengeluaran Karyawan Berbahaya

Terkadang pemalsuan laporan pengeluaran terpaksa dilakukan oleh karyawan sebab alasan yang memang masuk akal. Tetapi semua bentuk kecurangan laporan pengeluaran tetap membutuhkan tindakan tegas.

Untuk menjadi pemimpin yang baik, dalam hal ini pada sebuah perusahaan, tentu dalam menghadapi ulah-ulah karyawan yang tidak sesuai hukum sanggup dijadikan pengalaman untuk mencar ilmu tegas. Peran para pemimpin perusahaan yakni untuk membantu bisnis mendapat hasil yang lebih baik melalui rasa peduli dan juga talent manajemen. Mungkin sudah bertahun-tahun pengalaman anda dalam memimpin, dan telah menyaksikan banyak sekali kisa penyalahgunaan biaya pengeluaran karyawan. Nah, anda niscaya tahu bahwa tidak semua penyalahgunaan biaya berbahaya bagi keuangan perusahaan anda.

Untuk mengilustrasikan pola kasus kecurangan laporan pengeluaran karyawan, yakni seorang karyawan yang sangat kawatir untuk pengeluaran makan malam bersama tim. Yang mana ia memutuskan untuk memasukkan beberapa nama karyawan lain ke dalam laporan pengeluaran makan malamnya. Tentu nasib sial baginya, karna karyawan yang lain tersebut sudah menyerahkan laporan pengeluaran mereka sendiri dengan sajian masakan yang sama. Oleh sebab itu, prasangka penyalahgunaan menyerupai ini dengan cepat diberitahukan oleh staf akuntansi untuk tidak mengikutsertakan rembesan nama lain yang ada pada laporan pengeluaran si karyawan tersebut.

Dalam pola kasus penyalahgunaan laporan pengeluaran karyawan tersebut sebagai pemimpin niscaya tahu bahwa karyawan tersebut tidak menulis pengeluaran lebih tinggi, sebab pada waktu itu semua sajian sama. Sebaliknya, ia berusaha menutupinya dengan menambahkan beberapa nama karyawan lain. Dengan demikian, meskipun karyawan yang tersebut diberhentikan – pemimpin perusahaan tidak perlu ragu untuk mengirim pesan ke seluruh tim yang tercantum namanya pada laporan tersebut bahwa tindakan penyalahgunaan menyerupai itu tidak sanggup diterima. Dan untuk karyawan yang berbuat, seharusnya diberi waktu untuk mencari pekerjaan gres sebelum pemberhentian diberlakukan. Karena tindak penyalahgunaan laporan tersebut tidak membahayakan perusahaan.

Untuk membantu mengidentifikasi dan mencegah penyalahgunaan anggaran pengeluaran perusahaan, pemimpin sanggup melatih staf akuntansi untuk menilik nama-nama yang tertera pada tanda terima makanan.

Tiga Cara Praktis untuk Mencegah Penyalahgunaan Pengeluaran Karyawan

Ada banyak cara untuk menindak lanjuti penyalahgunaan pengeluaran karyawan yang terlanjur dilakukan. Namun, pencegahan selalu lebih baik daripada mengobati. Berikut yakni tiga hal yang sanggup anda lakukan untuk mengurangi kecurangan laporan pengeluaran karyawan.

Buat Kebijakan Arus Pengeluaran Dana yang Jelas

Semakin anda membiarkan kebijakan pengeluaran karyawan butuh interpretasi untuk dimengerti, semakin gampang karyawan menyalahgunakannya. Dengan memastikan kebijakan pengeluaran yang jelas, spesifik, dan gampang dimengerti, anda mencegah penyalahgunaan pengeluaran karyawan dengan dua cara unik.

Pertama, dengan kebijakan pengeluaran yang terang dan terarah, akan meminimalkan praktek penyalahgunaan anggaran yang tidak disengaja. Karena karyawan anda memahami kebijakan yang berlaku. Tidak semua penyalahgunaan anggaran pengeluaran karyawan dilakukan dengan tujuan untuk menipu perusahaan untuk mengambil laba pribadi. Kadang-kadang, ada karyawan yang mengklaim pengeluarannya yang ia yakini diizinkan, padahal tidak.

Kedua, hal ini sangat membantu sebab semakin terang kebijakan yang anda buat. Sehingga semakin gampang pula emakin gampang untuk “mem-polisi” ituuntuk dimengerti. Anda sanggup lebih gampang menyatakan apakah klaim biaya itu valid atau tidak. Oleh sebab itu, seorang karyawan yang ingin mencoba menemukan celah, akan lebih sulit mengeksploitasinya.

Ganti Pengeluaran Karyawan Anda Dengan Segera

Untuk mendukung biar anda sanggup mengganti pengeluaran karyawan dengan cepat, anda sanggup menggunakan paket aplikasi dan software receipt scanning & receipt tracking. Kemudian, untuk memproses reimbursement dengan segera, sanggup fasilitasi staf akuntansi anda dengan software akuntansi yang dirancang khusus untuk perusahaan, terutama yang dilengkapi dengan fitur payroll yang memadai.

Mengapa harus dengan segera membayar ganti pengeluaran karyawan? Karena kalau sebagai pemimpin perusahaan telat melaksanakannya maka sangat mungkin karyawan akan berjuang untuk membayar tagihan dan keperluan langsung selain urusan pekerjaan. Hal ini menimbulkan kurangnya impian mereka untuk lebih ulet lagi dalam membangun bisnis anda. Otomatis loyalitas karyawan akan menurun. Dan tidak menutup kemungkinan juga mereka akan memanfaatkan celah atau titik lemah untuk mengambil laba pribadi.

Pembayaran reimbursement karyawan dengan secepat mungkin menghilangkan “rasa tidak enak” pada karyawan sebab harus membayar peralatan keperluan perusahaan atau bepergian kiprah dinas mereka dari kantong sendiri. Dan dengan cara ini mereka tahu bahwa mereka sanggup mengandalkan atm mereka sebab sudah direumbers lunas di weekend.

Dan apabila ada hubungan yang baik dan saling percaya menyerupai ini, karyawan lebih cenderung menghargai bisnis kau dan lebih kecil kemungkin untuk mengakal-akali demi laba pribadi.

Minta Tanda Tangan

Logikanya, dengan meminta karyawan untuk menandatangani klaim pengeluaran mereka sanggup membantu mengurangi penipuan dan penyalahgunaan. Contohnya, mencegah klaim diserahkan oleh sesorang namun atas nama orang lain atau sebaliknya. Tetapi juga ketika karyawan diminta untuk menciptakan pernyataan yang ditandatangani dan menyetujui bahwa biaya pengeluaran yang telah dicairkan sesuai dengan yang mereka gunakan pada ketika keperluan kerja, mereka akan berpikir dua kali sebelum mengajukan klaim pengeluaran yang dipakai untuk keperluan pribadi.

Jika perusahaan kau memproses klaim pengeluaran karyawan menggunakan file kertas, pastikan formulir pengeluaran tersebut harus ada kolom khusus tanda tangan dari sesiapa saja yang berkaitan. Tapi sekaran sudah ada alternatif yang lebih efisien dan akurat dengan menemukan aplikasi administrasi pengeluaran online yang akan memungkinkan karyawan kau mengambil foto tanda terima pengeluaran, menandatanganinya dan menyerahkan laporan tersebut melalui ponsel mereka. Aplikasi administrasi pengeluaran sangat anggun diterapkan kalau ada karyawan yang bepergian untuk keperluan perusahaan.

Sumber https://www.wongunik.com/