Fungsi administrasi yang paling umum dipelajari mencakup perencanaan, pengorganisasisan, staffing, pengarahan, dan kontrol. Kelima fungsi administrasi tersebut diusulkan oleh pakar administrasi Knoontz dan O’Donnel dan telah banyak diterima secara luas namun tentu saja bukan satu-satunya.

Menurut Luther Gullik, fungsi administrasi mencakup perencanaan, pengornanisasian, staffing, pengarahan, koordinasi, pelaporan dan penganggaran. Dalam ilmu manajemen, istilah yang yang dipakai biasanya dalam bahasa Inggris tanpa diterjemahkan seperti: planning, organizing, staffing, directing, coordination, reporting dan budgeting.

Menurut Henry Fayol, salah satu tokoh klasik daalam ilmu manajemen, menanajemen artinya meramal, merencanakan, mengorganisir, memerintah, dan mengontrol. Sampai di sini kita sudah sanggup menangkap perbedaan versi fungsi administrasi berdasarkan beberapa pakar.

Manajemen sering kali dideskripsikan sebagai proses sosial yang melibatkan tanggung jawab untuk tujuan irit dengan perencanaan yang efektif dan hukum pengoperasian perusahaan untuk memenuhi sasaran atau tujuan tertentu.

Untuk mencapai tujuan organisasi atau tujuan bersama, aneka macam elemen difungsikan sebagaimana mestinya. Manajemen mencakup keseluruhan elemen organisasi yang dioptimalkan fungsinya.

Sebagaimana telah disinggung di awal, postingan blog ini akan mengelaborasikan fungsi administrasi berdasarkan Knoontz dan O’Donnel alasannya proposal fungsi keduanya telah diterima secara luas baik dikalangan praktisi maupun akademisi. Kita akan bahas satu-persatu fungsi administrasi berikut ini.

Fungsi manajemen

Planning

Perencanaan yakni fungsi dasar dari manajemen. Planning mencakup pengukuran hasil suatu tindakan yang belum dilakukan untuk memperoleh citra yang sempurna mengenai hasil yang hendak dicapai. Knoontz mendeskripsikan planning sebagai keputusan yang diambil didepan sebelum tindakan nyata dilakukan.

Keputusan tersebut mencakup apa yang hendak dilakukan, kapan dan bagaimana melakukannya. Planning menjembatani antara dimana kita sedang berada dan dimana kita menginginkan posisi kita di masa depan. Dengan pengertian ini kita sanggup memahami planning sebagai upaya yang sistematis untuk mencapai tujuan yang sudah dirancang diawal.

Pada dasarnya, planning tidak hanya mencakup apa yang hendak dilakukan tetapi juga apa yang tidak harus atau dihentikan dilakukan. Dengan demikian planning yakni merencanakan sekaligus mengantisipasi resiko yang mungkin muncul guna mencapai tujuan yang direncanakan.

Organizing

Pengorganisasian mencakup upaya pengaturan dengan melibatkan sumber daya manusia, fisik, dan finansial untuk membuatkan produktivitas demi mencapai tujuan bersama. Henry Fayol beropini bahwa organizing yakni pengelolaan bisnis biar segala unsur ibarat materi mentah, alat produksi, kapital dan sumber daya insan berkhasiat dan berfungsi sebagaimana mestinya.

Pengorganisasian selalu melibatkan sumber daya insan dan non insan ibarat mesin dan teknologi, misalnya. Proses organizing meliputi: identifikasi aktivitas, pembagian terstruktur mengenai aktivitas, menentuan tugas, pendelegasian otoritas dan tanggung jawab, pengoordinasian otoritas dan tanggung jawab.

Ketika kita memilih acara apa yang dilakukan, sembari menunjuk siapa orang yang pantas melakukannya, mempunyai otoritas untuk mengontrol dan bertanggung jawab, kita sejatinya sedang mengorganisir sesuatu. Organizing sanggup dibilang tindakan pasca planning.

Staffing

Fungsi staffing merupakan penempatan sumber daya insan dalam struktur organisasi untuk menjaga keterlibatan insan dalam organisasi. Pentingnya fungsi staffing dalam administrasi muncul dikala teknologi berkembang pesar di periode industri.

Perkembangan terknologi dianggap menambah kompleksitas sikap insan dalam organisasi. Bisnis membengkak alasannya proses produksi memakai teknologi membutuhkan kiprah insan biar tetap sanggup diawasi dan dikendalikan. Tujuan utama staffing bergotong-royong yakni menempatkan orang yang sempurna di posisi yang tepat. Dengan demikian, meritokrasi merupakan prinsip staffing yang paling ideal.

Koontz dan O’Donnel menyampaikan bahwa fungsi manajerial berupa staffing melibatkan penempatan menusia dalam struktur organisasi melalui seleksi yang layak dan efisien. Lebih lanjut, staffing juga mencakup pengembangan diri melalui training, penilaian performa, promosi dan transfer.

Directing

Fungsi directing yakni bab dari fungsi manajerial yang memobilisasi metode organisasional biar bekerja secara efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Directing merupakan fungsi manajerial yang secara pribadi berafiliasi dengan tindakan seseorang.

Beberapa elemen yang sanggup disebut sebagai directing antara lain: supervisi, motivasi, kepemimpinan, dan komukasi. Jika planning, organizing dan staffing masih kental dengan unsur persiapan, maka directing yakni suatu tindakan kerja pasca perencanaan.

Supervisi artinya mengarahkan, membimbing sekaligus mengontrol tindakan kerja yang dilakukan oleh staff. Motivasi artinya memantik, menginspirasi dan mendorong tindakan sesorang dengan atau tanpa insentif. Kepemimpinan sanggup diartikan sebagai proses dimana manajer atau pemimpin memandu dan mengarahkan kerja staf ke arah yang diinginkan. Komunikasi artinya proses memberikan informasi, pengalaman, pendapat dari satu orang ke orang lain.

Controlling

Fungsi controlling mencakup pengukuran hasil capaian apakah sesuai standar yang ditentukan atau tidak. Tujuan controlling yakni memilih bahwa segala acara yang telah dilakukan memenuhi standar atau tidak. Di sini kita sanggup pahami bahwa controlling berada di tahap simpulan dari proses manajemen.

Menurut pakar administrasi Theo Haimann, controlling yakni proses pengecekan apakah progress yang berlangsung menuju ke arah sesuai tujuan atau menyeleweng. Jika progress tidak menuju pada titik yang menjadi tujuan, maka penilaian diperlukan.

Langkah-langkah controlling mencakup penentuan standar performa, mengukuran performa aktual, membandingkan antara performa faktual dengan standar untuk menemukan selisihnya jikalau ada, dan terakhir melaksanakan tindakan koreksi.

Fungsi Manajemen: Pola Dan Penjelasannya