Sistem Administrasi Kualitas (Qms) : Definisi Dan Tahapan Penerapan Administrasi Kualitasm

Ketatnya persaingan di jaman globalisasi mengakibatkan suatu perusahaan saling berlomba untuk mendapat konsumen sebanyak mungkin dengan aneka macam macam sumber daya yang dimiliki, pada sisi lain tidak sanggup dipungkiri bahwa konsumen semakin selektif dalam menentukan sebuah produk barang/jasa yang diminati. Tidak hanya cukup dengan menunjukkan kualitas pelayanan terbaik dalam mencapai apa yang disebut dengan customer satisfaction akan tetapi kualitas barang/jasa yang ditawarkan juga harus bisa menunjukkan jaminan mutu, sehingga mau tidak mau supaya bisa memenuhi tuntukan konsumen tersebut penerapan Sistem Manajemen Kualitas rupa-rupanya tidak sanggup dihindari lagi.

Sebelum hingga pada Sistem Manajemen Kualitas, apakah definisi kualitas itu? Menurut beberapa ahli, definisi kualitas adalah:
1. Philip B. Crosby
Kualitas yakni kesesuaian terhadap persyaratan (conformance to requirement of spesification), menyerupai jam yang tahan air atau sepatu yang tahan lama. Pendekatan Crosby yakni proses top-down.
2. W. Edwards Deming
Kualitas yakni pemecahan duduk kasus untuk mencapai penyempurnaan terus-menerus. Pendekatan Deming yakni bottom-up.
3. Joseph M. Juran
Kualitas yakni kesesuaian dengan penggunaan (fitness for use), menyerupai sepatu yang dirancang untuk olahraga. Pendekatan Juran yakni orientasi pada pemenuhan impian pelanggan.
4. Westinghouse
Kualitas yakni performa kerja yang sanggup memenuhi keinginan customer secara cepat dan tepat.
Kualitas berdasarkan ISO 9000:2000 yakni derajat atau tingkat karakteristik yang menempel pada produk yang mencukupi persyaratan atau keinginan.
Secara konvensional Kualitas biasanya menggambarkan karakteristik eksklusif suatu produk, seperti: penampilan, keandalan, akomodasi penggunaan, estetika, dan sebagainya. Definisi strategik menyatakan bahwa kualitas yakni segala sesuatu yang bisa memenuhi keinginan atau kebutuhan pelanggan. (Gasperz, p.4)

Pengertian Sistem Manajemen Kualitas
Menurut Gaspersz (2001), Sistem administrasi kualitas (QMS) merupakan sekumpulan mekanisme terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk administrasi sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.
Sistem administrasi kualitas mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek administrasi kualitas secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem administrasi kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp.10-11):

• Sistem administrasi kualitas meliputi suatu lingkup yang luas dari aktivitas-aktivitas dalam organisasi modern. Kualitas sanggup didefinisikan melalui lima pendekatan utama, antara lain sebagai berikut: transcendent quality yaitu suatu kondisi ideal menuju keunggulan; product based quality yaitu suatu atribut produk yang memenuhi kualitas; user based quality yaitu kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk; manufacturing based quality yaitu kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar; value based quality yaitu derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

• Sistem administrasi kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini sering meliputi beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja.

• Sistem administrasi kualitas berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem administrasi kualitas tidak akan efektif sepenuhnya pada pencegahan semata, sehingga sistem administrasi kualitas juga harus berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan. Dalam kaitan dengan hal ini, sistem administrasi kualitas merupakan suatu closed loop system yang meliputi deteksi, umpan balik, dan korelasi. Proporsi terbesar harus diarahkan pada pencegahan kesalahan semenjak tahap awal.

• Sistem administrasi kualitas meliputi elemen-elemen: tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward).

Tahapan Penerapan Sistem administrasi Kualitas
Terdapat beberapa tahapan dalam menerapkan suatu sistem administrasi kualitas, antara lain sebagai berikut (Gaspersz, 2001, pp. 11-17):

1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem administrasi mutu yang akan diterapkan.
2. Menetapkan suatu kesepakatan pada tingkat pemimpin senior dari organisasi
3. Menetapkan suatu kelompok kerja atau komite imbas yang terdiri dari manajer-manajer senior.
4. Menugaskan wakil administrasi (management representative).
5. Menetapkan tujuan-tujuan kualitas dan implementasi sistem
6. Meninjau ulang sistem administrasi kualitas yang sekarang.
7. Mendefinisikan struktur organisasi dan tanggung jawab.
8. membuat kesadaran kualitas (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi.
9. Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem administrasi kualitas dalam manual kualitas (buku panduan).
10. Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan acara dikendalikan oleh prosedur-prosedur.
11. Mendokumentasikan acara terang dalam mekanisme operasional atau mekanisme terperinci.
12. Memperkenalkan dokumentasi.
13. Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem.
14. Meninjau ulang dan melaksanakan audit sistem administrasi kualitas.

Sumber http://jurnal-sdm.blogspot.com

Berlangganan Informasi Terbaru: